Der Modern Workplace zeichnet sich neben zeitgemäßem Arbeitsequipment auch durch eine ausgeprägte Meetingkultur aus. Vor dem Hintergrund der Digitalisierung werden neue Projekte ins Leben gerufen, Arbeitsabläufe ändern sich und Mitarbeiter müssen in neue Themen eingearbeitet werden. Schier endlose Meetings sorgen oftmals aber lediglich für Ermüdung, Rückenbeschwerden vom langen Sitzen und für generelle Unzufriedenheit. Woran liegt das?

Vielfach nehmen Meetings im Arbeitsalltag Überhand und bleiben dann häufig auch noch mehr oder minder ergebnislos zurück. Das muss nicht so sein! Schließlich können in guten Meetings wertvolle Synergien geschaffen und neue Ideen entwickelt werden. Kommen etwa wichtige Planungsaspekte zum Tragen, dienen Business-Besprechungen als Bindeglied zwischen verschiedenen Abteilungen. Aber auch Zuständigkeiten und Aufgaben in Projektteams werden festgelegt. Oftmals hapert es aber an mangelnder Planung, fehlender Prioritätensetzung und unstrukturierter Durchführung. Was ist also zu beachten?

Effektiv sollen Meetings sein! In diesem Kontext beschreibt Effektivität die Umsetzung der Dinge, die dabei helfen, das übergeordnete Ziel zu erreichen. Vorab sollte ein Briefing über die Inhalte der Besprechung verschickt werden. Für das Meeting selbst ist der Faktor Zeit entscheidend: Ein genaues Zeitfenster und eine zumindest in groben Zügen festgelegte Agenda vermeiden Chaos und Verwirrung. Auch sollten nur die wirklich für die Besprechung relevanten Tagesordnungspunkte diskutiert werden. Ein Moderator leitet das Meeting und nimmt die Teilnehmer dran, außerdem ist er für Zeitmanagement und Dokumentation der Beschlüsse zuständig. Dabei verhindert das sogenannte GEMO-Prinzip („Good enough, move on?“), dass sich das Meeting in nichtigen oder gar irrelevanten Details verliert.

Um die Kreativität anzukurbeln und in Folge die Produktivität zu steigern, können Pinnwände, Flipcharts, Whiteboards oder ähnliche veranschaulichende Hilfsmittel hinzugezogen werden. Generell erlaubt moderne Ausstattung auch mehr Flexibilität in Besprechungen. Für mehr Dynamik lohnt es sich, Teile des Meetings im Stehen abzuhalten – so wird gleichzeitig die Gesundheit gefördert. Bei Entscheidungen sollte die Konsensfindung im Vordergrund stehen. Das schafft Nachvollziehbarkeit und Akzeptanz bei den Teilnehmern und ist letztlich auch tatsächlich zielführend. Werden Besprechungen nach den genannten Maßnahmen gestaltet, ist die Effektivität gewährleistet. Effektive Meetings machen dann auch (wieder) Spaß und stärken die Zusammenarbeit!